¿Cómo optimizar la zona de archivos de la empresa?

Antes de diseñar y distribuir una oficina o puesto de trabajo deben tenerse en cuenta varios factores para que dicho espacio sea funcional, cómodo y atractivo para las personas que van a desarrollar en él su trabajo diario.

La luz natural y artificial, la distribución del mobiliario, los colores utilizados, la orientación de los puestos de trabajo… son algunos de los aspectos a tener en cuenta para crear un ambiente de trabajo agradable al tiempo que productivo. Pero, sin duda, la usabilidad del espacio será la característica que determine que su funcionalidad sea la adecuada o no.

Las zonas de archivo son un aspecto a tener muy en cuenta a la hora de diseñar una oficina más eficiente, pues según sea el espacio del que dispongamos y la frecuencia de uso que hagamos de nuestro archivo, la elección del sistema de almacenaje que elijamos será determinante en la funcionalidad y la comodidad del archivo.

Habitualmente, en la mayoría de puestos de trabajo existen tres tipos de archivo según lo a menudo que se consulten sus documentos.

El archivo individual o personal. Aquí se guardan los documentos de uso más diario_X5L5099retbj2
utilizados exclusivamente por la persona que lo maneja habitualmente. Este tipo de archivo suele estar integrado dentro del puesto de trabajo, ya sea en la propia mesa o en un módulo auxiliar, pues requiere de un acceso rápido y fácil. Tiene una capacidad reducida de archivo para que sea más manejable. Es aconsejable usar un sistema de cajones si archivamos por carpetas colgantes.

El archivo de proximidad es aquel al cual tienen acceso diversas personas dentro de una misma oficina, por lo tanto requieren de una mayor capacidad de archivo. Sin embargo, como se usa con una cierta frecuencia, es aconsejable que también esté situado dentro de la misma zona común de trabajo. Es aconsejable usar sistemas de archivo puertas cristalarchivadores que midan entre 1100mm y 1500mm, tanto para tener una buena capacidad de almacenaje, como para permitir una buena visibilidad del entorno y un buen aprovechamiento de la luz natural. Es importante que este tipo de archivador no sea muy alto para que no se convierta en una barrera visual y física en un puesto de trabajo diáfano. Las puertas de cristal, ya sean abatibles o correderas, pueden ser muy aconsejables en este tipo de archivadores pues permite tener un acceso visual rápido a su interior. Cuando no se desee que el interior quede expuesto, las puertas de persiana permiten un acceso total al archivo sin ningún obstáculo, pues las puertas quedan recogidas en sus laterales. Este es un sitema ideal tanto para lugares estrechos como para los de mucha circulación de personas.

archivador_moresquaredEl archivo histórico es aquel en el que se suelen guardar los documentos que no se consultan de manera frecuente y cuya función principal es la de almacén de documentación para la oficina.
Este tipo de archivo puede ubicarse en zonas más alejadas a los puestos de trabajo o incluso se pueden habilitar espacios destinados exclusivamente para ello. Para estas zonas es aconsejable utilizar armarios de mayor altura y volumen, como mínimo de 1700mm de alto, situados alrededor de las paredes para permitir un tránsito fluido a la hora de consultar y buscar los documentos. Los armarios de puertas batientes permiten ofrecen un gran espacio interior útil poner a buen recaudo gran cantidad de documentación. Si archivamos en carpetas individuales otra solución puede ser los armarios sin puertas muy cómodos pues facilitan enormemente el acceso a su interior.

 

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